თემა
თემა არის ძალიან მნიშვნელოვანი საკითხი წერილის წერის დროს, მაგალითად თუ ჩვენ გვსურს მივწეროთ რამე ორგანიზაციას წერილი მაჩვების გადარჩენის საკითხთან დაკავშირებით თემაში არავითარ შემთხვევაში არ ჩაწეროთ: გამარჯობა, მოგესალმებით, კითხვა, შემოთავაზება და ა.შ. მიწერეთ კონკრეტულად ის თემა რაზეც აპირებთ წერილში საუბარს ამ შემთხვევაში უნდა ჩაიწეროს თემაში: „მაჩვების გადარჩენასთან დაკავშირებით“, კითხვა იქნება ეს თუ შემოთავაზება წერილის ტექსტში გაირკვევა, არ არის საჭირო მიაწეროთ „შემოთავაზება...“ ან „კითხვა...“. გაითვალისწინეთ, რომ თემის მიხედვით წყვეტს მიმღები წაიკითხოს თუ არა წერილი (სპამის/მასიური წერილების ეპოქაში), თემა უნდა იყოს მარტივი. ასახავდეს წერილის შინაარსს, აგრეთვე ეცადეთ შედგებოდეს მაქსიმუმ 3-4 სიტყვით.
მისალმება
დამეთანხმებით ძალიან სასიამოვნოა როდესაც სახელით მოგმართავენ. გაითვალისწინეთ, რომ თქვენი წერილის ადრესატსაც სიამოვნებს, შესაბამისად:
1.თუ თქვენთვის მისი სახელი ცნობილია მიმართეთ ასე:
[u]გამარჯობა ..............[/u]
2. თუ რაიმე საიტს წერთ მაგალითად rogor.ge-ის დაიწყეთ ასე:
[u]გამარჯობა rogor.ge[/u],
3. თუ რამე ორგანიზაციას წერთ მაშინ ასე:
მოგესალმებით,
4. თუ წერილის მიმღები არის თქვენი უფროსი, ან თქვენზე მაღალი წოდების მქონე პირი, სასურველია მიმართოთ ასეთი ტექსტით:
[u]მოგესალმებით ბატონო ..............[/u],
არავითარ შემთხვევაში არ დაწეროთ გამარჯობათ (არასწორია!) თუ მაინცდამაინც ზრდილობიანობის გამოჩენა გსურთ დაწერეთ მოგესალმებით.
ტესქტის შინაარსი
1. ტექსტის შინაარსი უნდა იყოს შეძლებისდაგვარად მოკლე (არავის სიამოვნებს 5 ფურცლიანი წერილის კითხვა, რასაკვირველია თუ ძალიან ახლობელ ადამიანს არ წერთ, მათთან რაც შეიძლება ბევრი ისაუბრეთ), კონკრეტული და ჩამოყალიბებული (არ გადახტეთ სხვადასხვა თემებზე, დაიცავით ტექსტის შინაარსის სტრუქტურა, თუ რამოდენიმე თემაზე გსურთ მიწერა ჯერ ერთი ჩამოაყალიბეთ და შემდეგ მეორე და ა,შ,)
2. რამოდენიმე კითხვის ან საკითხის დასაშორებლად გააკეთეთ აბზაცი ან გამოყავით 2 ხაზით.
3. თუ რამე ორგანიზაციიდან წერთ სხვა ორგანიზაციას ან კერძო პირს წერილი დაიწყეთ თქვენი სახელით, გვარით და თანამდებობით, რათა დაადასტუროთ თქვენი ოფიციალობა.
4. არ დაწეროთ ტექსტი (თუ ინგლისურად წერთ) მაღალი რეგისტრის ასოებით, მიმღებს შეიძლება ეგონოს, რომ არ იცით Caps Lock ღილაკის გამოყენება
5.თუ ქართველს წერთ (ორგანიზაციას/კერძო პირს) ძალიან სასიამოვნოა, როდესაც ქართულად კითხულობს ტექსტს და არა ინგლისური ასოებით. ქართულად (გაითვალისწინეთ ზოგიერთი საფოსტო სერვერი ვერ კითხულობს ქართულ ტექსტს.
6. ეცადეთ არ დაუშვათ შეცდომები, რადგან მიმღებს აუცილებლად გაუჩნდება ეჭვი თქვენს კვალიფიკაციაზე, თუნდაც არ იყოთ რამე საკითხში კვალიფიციური გრამატიკულად სწორად შედგენილი წერილი ყოველთვის სასიამოვნოა.
7. თუ წერთ რამე ორგანიზაციას წერილს არავითარ შემთხვევაში არ გამოიყენოთ სლენგი (თუ მაინცდამაინც საჭიროა ჩასვით „ბრჭყალებში“), მეგობართან როგორც გსურთ ისე ილაპარაკეთ.
8. თუ წერთ რამე ორგანიზაციას წერილს არ გამოიყენოთ „სმაილები“ მიმღებს შეიძლება წარმოდგენა შეექმნას, რომ დასცინით ან უბრალოდ უსიამოვნოდ მიიღოს.
9. თუ წერთ პასუხს წერილზე თემაში აუცილებლად დატოვეთ „RE: თემა“ ადრესატი მიხვდება თუ რა თემასთან აქვს საქმე დანახვისთანავე, აგრეთვე არ წაშალოთ წინა წერილები, რათა ადრესატმა საჭიროების შემთხვევაში გადახედოს წინა საუბარს.
დანართი
თუ დანართის გაგზავნა აუცილებელია ეცადეთ, რომ თემასთან მაქსიმალურად კავშირში იყოს:
1.თუ რამე კომპანიის ტექნიკური მხარდაჭერის წევრს უგაზვნით სურათს პრობლემის შინაარსით, არ დაურთოთ ფაილი სახელით Image.jpg ეცადეთ ისეთი სახელი დაარქვათ რაც პრობლემასთან დაკავშირებულია.
2.სასურველია წერილის მიმდინარეობისას ახსენოთ დანართი.
დამშვიდობება
დამშვიდობებაში დიდი არაფერია დასაწერი, როდესაც წერილის ადრესატი არის თქვენი უფროსი, თქვენზე მაღალი წოდების პირი ან რამე ორგანიზაცია სასურველია გამოიყენოთ შემდეგი სიტყები „პატივისცემით“, „კეთილი სურვილებით“ და სხვ.
